Visum Rusland: stappenplan voor uitnodiging en aanvraag

Je hebt je zinnen gezet op het land van de wodka, Siberische winters en het Kremlin. Maar voor het zover is, heb je wel een visum nodig om Rusland in te kunnen. Een visum Rusland regelen is wat lastiger dan voor andere Europese landen, omdat je onder andere een uitnodiging en verklaring van je zorgverzekeraar nodig hebt. In dit artikel leg ik uit hoe dit werkt en welke stappen je moet ondernemen om een Russisch toeristenvisum te krijgen.

Visum Rusland aanvragen

Wat heb je nodig voor een visum Rusland?

  • Een officiële uitnodiging, zie stap #1.
  • Een verklaring van je zorgverzekeraar, zie stap #2.
  • Een ingevulde en geprinte online visumaanvraag, zie stap #3.
  • Een pasfoto volgens Nederlandse eisen (3,5 x 4,5 cm).
  • Een paspoort dat na vertrek uit Rusland nog 6 maanden geldig is en minimaal 2 lege pagina’s heeft.

Verder is het handig om te weten dat:

  • De kosten voor een visum Rusland € 65 bedragen (€ 35 consulair + € 30 service);
  • Een toeristenvisum single entry en 30 dagen geldig is, tenzij je voor een ander type visum kiest;
  • Een visum persoonlijk aangevraagd moet worden bij Russian Visa Centre in Den Haag, maar je wel een aanvraag voor een ander persoon mag doen.
  • Een visumaanvraag maximaal 3 maanden en minimaal 2 weken voor vertrek gedaan moet worden.

Stap #1 – Uitnodiging visum Rusland

Dit is waarschijnlijk hetgeen dat het meest afschrikt wanneer je je verdiept in een reis naar Rusland. Wees gerust: een uitnodiging voor een toeristenvisum Rusland is niets meer dan een papierformaliteit met een prijskaartje (circa € 25). De uitnodiging kan verstrekt worden door een hotel, reisorganisatie of één van de talloze bureaus die in Rusland gevestigd zijn. Een bevestiging van een hotelboeking is niet voldoende; een geldige uitnodiging bestaat uit een officieel en ondertekend document met een referentie- en bevestigingsnummer.

Het makkelijkst is om via je geboekte accommodatie een uitnodiging te regelen. Ikzelf heb dit gedaan via een hostel in Sint-Petersburg dat op zijn beurt weer samenwerkt met een extern bureau dat uitnodigingen verstrekt. Bij het aanvragen van een uitnodiging is het van belang dat de ingevulde gegevens, waaronder de volledige naam en het paspoortnummer, exact overeenkomen met het paspoort waarmee je het visum aanvraagt.

De reisdata die op de uitnodiging staan, zijn leidend voor de geldigheid van je visum. Omdat 5 of 30 dagen geen verschilt maakt in prijs, kun je beter zo ruim mogelijk rekenen als je reisdata nog niet vaststaan. Het overleggen van vliegtickets of vervoersbewijzen is niet nodig voor een uitnodiging, noch voor de aanvraag van een toeristenvisum.

Stap #2 – Verklaring zorgverzekering voor Rusland

Voor je visumaanvraag heb je tevens een Engelstalige verklaring van je zorgverzekering nodig waarin staat dat je gedurende je verblijf in Rusland verzekerd bent voor ziektekosten. Een kopie van je zorgpas of polis voldoet dus niet. Let erop dat het om je zorgverzekering gaat en niet om je reisverzekering! Een reisverzekering is uiteraard aan te raden, maar is geen vereiste voor de visumaanvraag.

Rusland verklaring zorgverzekering

In de Ruslandverklaring van je zorgverzekeraar moet het land en de verblijfsperiode expliciet vermeld worden.

Een zogenaamde Ruslandverklaring van je zorgverzekering is gelukkig heel gemakkelijk te regelen en kost niets. Geef je zorgverzekeraar een belletje, leg uit dat je naar Rusland op vakantie gaat en geef de reisdata door. Je krijgt vervolgens per mail het benodigde document toegestuurd, dit duurt meestal een paar dagen. Duurt het langer en heb je haast? Geef dan aan dat het om een spoedaanvraag gaat.

Stap #3 – Online visumaanvraag

Aan de hand van de uitnodiging en de verklaring van je zorgverzekering kun je online de visumaanvraag Rusland invullen. Deze procedure is vrij straightforward en lang niet zo moeilijk als het formulier voor bijvoorbeeld India. Toch zijn er een aantal aandachtspunten:

  • Wachtwoord > Complexe wachtwoorden met speciale tekens werken niet. Alleen kleine letters en alfanumerieke tekens (a-z, 0-9) worden geaccepteerd.
  • Purpose of visit > Hier kun je allerlei bijzondere toerisme-gerelateerde doelen invullen, maar gewoon TOURISM voldoet ook.
  • Date of entry into Russia / Date of exit > Deze moeten overeenkomen met de data op je uitnodiging.
  • Which institution you are going to visit? > Deze gegevens kun je overnemen van je uitnodiging. Reference number stond op mijn uitnodiging omschreven als Host reference #, al moest ik de letters weghalen omdat er alleen cijfers zijn toegestaan. Confirmation number staat normaal gesproken bovenaan. In de bevestigingsmail van mijn uitnodiging werden deze nummers bovendien apart vermeld.
  • Health insurance > Het volstaat hier om de naam van je zorgverzekering en polisnummer in te vullen.
  • Miscellaneous information > Net als bij visumaanvragen voor Iran of India is het hier aan te raden geen journalistiek- of media-gerelateerde banen in te vullen.
  • Destination name > Kies in dit veld Visa Application Centre VFS (Hague).
  • Printen > Hoe suf het ook klinkt, let op de instructies. Een pasfoto past namelijk niet meer in het formulier als de pdf groter of kleiner wordt geschaald.

Stap #4 – Visumaanvraag in Den Haag

Met de uitnodiging, verklaring van je zorgverzekering, geprint visumaanvraagformulier en daarop geplakte pasfoto kun je je visum aanvragen bij Russia Visa Application Centre VFS in Den Haag (2e verdieping, Parklaan 99, 2514 JH). Met alle benodigde documenten bij de hand gaat dit bezoek heel vlot. Indien gewenst kun je ook een visum aanvragen voor een ander persoon.

Voor je bezoek kun je online een afspraak maken, maar in mijn ervaring is het er vaak zo rustig dat je ook zonder afspraak prima terechtkunt. De openingstijden zijn maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 14:00 uur, met uitzondering van bepaalde feestdagen.

Rusland visum VFS Den Haag

VFS in Den Haag handelt de visumaanvragen voor Rusland af.

De verwerkingstermijn van een toeristenvisum voor Rusland is 7 dagen. Paspoorten kunnen tussen 14:00 en 16:00 uur zonder afspraak opgehaald worden. Doe je dat zelf, dan is het ophaalbewijs voldoende. Haalt iemand anders jouw paspoort op of doe jij het voor een ander, dan moet diegene of jij behalve het ophaalbewijs ook een machtiging en eigen identiteitsbewijs tonen. Precieze eisen aan deze machtiging zijn er niet, zolang er maar in staat wie er gemachtigd is en welk paspoort hij of zij komt ophalen.

Verblijf registreren

Tot slot: als je eenmaal in Rusland bent, is het schijnbaar de bedoeling dat jouw accommodatie jouw verblijf registreert aan de hand van je visum. Ik zeg schijnbaar, want de regels hierover zijn enorm onduidelijk en veranderen continu. Ik adviseer daarom om bij je accommodatie te informeren naar de city registration en de noodzaak daarvan.

Lees ook:

Deel dit artikel met anderen: